未来型オフィス実現プロジェクトでは、「自分達のオフィスは自分達で作る」を合言葉に、新しい働き方を支える未来型オフィスの全庁展開に向けて取り組んでいます。
都庁本庁舎では、2020年度(2021年3月)に柔軟で自由に働ける「未来型オフィス」のプロトタイプを第一本庁舎24階に整備しました。プロトタイプでの実践や検証を行いながら、2021年度(今年度)は5部門、2022年度は15部門へ展開して行きます。
都民サービスの最前線である事業所においても、デジタルツールの導入などにより、都民サービスの向上と職員の生産性向上を図るため、事業所のデジタル化を推進しています。2020年度から保健所と都税事務所で先行的に取り組み、その成果を全庁で共有したうえで、全ての局において、それぞれの事業所の業務特性に応じたデジタル機器の導入やオフィス改革を進めています。
目次
１ 都庁本庁舎
(１) 第一本庁舎24階のプロトタイプオフィスの状況
(２) 2021年度未来型オフィス整備
(３) システム基盤強化、スマートフォン切替え
(４) 外付けディスプレイの配備
２ 事業所
(１) 先行職場での取組 (保健所／都税事務所)
(２) 全局の事業所におけるオフィス改革の展開
1 都庁本庁舎
進捗状況（2021年7～9月）
（1）第一本庁舎24階プロトタイプオフィスの状況
24階プロトタイプオフィスで職員が勤務するデジタルサービス局戦略部及びデジタルサービス推進部が発足して半年が経過しました。24階未来型オフィスでは、固定電話からスマートフォンへの切替えを行い、仕事を進めています。
スマートフォンの切替えに対しては、「テレワーク中でも電話対応ができる」、「電話の取次がなくなった」など肯定的な声が多く聞かれています。また、たとえば、アポイントの設定など「簡単な用件は、メールや電話の代わりにチャットを使うようになった」、「電話の使用が減った」というふうに、コミュニケーションの取り方が変化しています。一方で、「庁内内線電話との連絡に不便を感じる」など改善を求める声も上がっています。
上記の声に限らず、要因や背景を深掘りしながら、より良いオフィス環境・働く環境となるよう、改善に取り組んでいます。
（2）2021年度未来型オフィス整備
未来型オフィスの整備は、「自分達のオフィスは自分達で作る」を合言葉に検討を進めています。今年度は、政策企画局（計画部及び戦略事業部）、生活文化局（消費生活部）、都市整備局（市街地整備部）、環境局（自然環境部）並びに会計管理局（管理部）において、未来型オフィスを整備予定です。
│未来型オフィス稼働までのステップ（第２四半期の重点的な取組）
まずは、新しいオフィス環境で自らが働く姿を考えるきっかけとしてもらうため、整備予定部門職員を対象とした24階プロトタイプオフィス見学会を実施しました。未来型オフィスでの1日の流れや仕事の進め方について、そこで実際に働く職員から説明を行うとともに、見学者の質問に答えながら案内を行いました。
また、整備予定部門の全職員を対象に「働く環境」と「働き方」に関するアンケート調査を実施しました。「重要度」と「満足度」の観点から分析を行うことで、課題の定量的な可視化に取り組んでいます。
加えて、整備予定部門の中から選出された10～20名程度若手からベテランまで幅広いメンバーの参加を得て、「働く環境」と「働き方」に関して、現在、課題と感じている点や必要な環境について意見を出し合うワークショップを開催しました。
業務の性質を踏まえて、働き方や仕事の進め方変革につながるオフィス環境・レイアウトの検討を各職場の職員自らが進めていきます。
さらに、整備予定部門では、“自席の書類が無いと仕事が進まない”環境から脱却することを目指し、レクや資料参照のオンライン化・デジタル化を一層推進するとともに、文書・資料の紙保管の必要性再整理及び必要に応じて電子化を行う検討を進めています。
課ごとに重複して紙保管していた資料を部全体で集約し、1部の保管とするなど部門内運用まで含めて行った紙保管文書・資料の整理や仕分けを通じて、保存期間満了前の紙決定文書など保管が必要な資料を除き、整備予定部門全体で約40%の紙保存文書や資料を削減できる見込みです。
* 文書・資料以外の物品も一部含みます。
また、1箱は一般的な文書保存箱（内寸：幅420×奥行325×高さ270mm程度）を想定しています。
このように仕事の仕方を見つめ直しながら、都政のQOS向上を支える基盤となる最適なオフィス環境整備を目指し、検討を進めていきます。
（3）システム基盤の強化、スマートフォン切替え
2022年度末までに業務でのクラウド（SaaS）利用を大幅拡大することで、デジタル環境における職員の作業効率・生産性を向上させることを目指しています。
＜クラウド利用拡大のステップ＞
- 2022年度末までにシステム基盤でのクラウド（SaaS）活用拡大を実現する機能強化に向けて、グループウエア導入に伴うシステム構築の要件定義フェーズの工程を実施しました。また、2025年度にデジタル環境をクラウド（SaaS）利用メインに移行（次期システムに向け検討中）に要する費用の予算要求に必要な、要件定義アセスの対応を実施しました。
- 2021年9月、第一本庁舎24階の未来型オフイスにて、TAIMS* 業務専用無線LANの環境改善を図りました。
* TAIMS：東京都高度情報化推進システム（Tokyo Advanced Information Management System）。電子メール、電子掲示板、スケジュール管理や各種業務システム（庶務事務システム、文書総合管理システムなど）が利用可能
（4）外付けディスプレイの配備
- 本庁舎全職場**のモニター配備について、職場環境に応じ適切な機器を選定できるよう、モデル仕様書や代表的な製品の仕様等を提示し、全局において配備に向けた発注の手続を行いました。
** 公営企業・議会局等除く。
今後の取組（2021年10～12月）
- 今年度の未来型オフィス整備に向け、オフィスのレイアウトやスマートフォン切替えについて、政策企画局、生活文化局、都市整備局、環境局及び会計管理局の5局との検討を進めます。
- 2022年度末までにシステム基盤でのクラウド（SaaS）活用拡大を実現する機能強化に向けて、基本設計フェーズに入ります。
2 事業所
(1)先行職場での取組
① 保健所のデジタル化：事業所
新型コロナウィルス感染症対策の最前線に立つ保健所において、職員が感染症対策業務に一層集中できる環境を実現するため、都保健所に様々なデジタルツールを導入し、業務の効率化や負担軽減を進めています。
進捗状況（2021年7～9月）
医療機関からの発生届等を電子化
- 医療機関から保健所への届け出にあたり、積極的なHER-SYSの活用を呼び掛けています。
大型ディスプレイ・ヘッドセット等の活用
- 保健所では、コロナの感染者や濃厚接触の可能性がある方への電話での疫学調査等の際、大型ディスプレイやヘッドセットを活用して、通話しながらのデータ参照や入力で、業務効率化を図っています。
- デジタルツールについて、利用する職員の多くから業務効率が向上したとの声が上がる一方、より有効に活用するために、タッチタイピングが不得手な職員や、聞き取りながらの入力を難しく感じる職員などへのフォローも必要であり現場の実態に即して対応していきます。
今後の取組（2021年10～12月）
- 患者の入院調整を、より円滑かつ効率的に行えるよう、患者情報や空床情報を扱うシステム間の連携を図るなど取組を進めていきます。
- 引き続き、医療機関等へ積極的なHER-SYSの活用を呼び掛けていきます。
- 更なるデジタル化を進め、業務の効率化と職員の負担軽減を図っていきます。
② 都税事務所のデジタル化：事業所
進捗状況（2021年7～9月）
スマートフォン決済アプリの利用状況
- 5月に5アプリを追加したスマホ決済アプリについて、令和3（2021）年9月末現在、約52万件の利用実績となっており、既に昨年度実績（約22万件）の約2.4倍となるなど、順調に利用者が拡大しています。
ディスプレイ・タブレットの導入
- 職員の業務効率向上のための個人用や、会議等で複数人共有で使用する大型のものまで、様々な用途に応じたディスプレイを新たに導入しました。
- 所内会議や研修等において、従来の紙資料配布を取りやめ、ディスプレイ画面を活用した資料共有を行うことで、ペーパーレス化の徹底に取り組んでいます。
- 新型コロナウイルス感染症対策の観点から、これまで学校等で対面にて実施していた租税教室を、ディスプレイとWi-Fiを活用してオンラインで実施しました。
- 窓口案内用と職員業務用のタブレットを9月末に導入しました。今後、窓口での多言語対応や筆談対応、職員の出張時の活用を進めていきます。
「都税事務所来所者数見える化ダッシュボード」の公開
- 「都税事務所来所者数見える化ダッシュボード」を令和3（2021）年7月に公開し、9月分までのデータを反映しました。
- 窓口受付システムの混雑状況リアルタイム配信と合わせてご利用いただことで、混雑を避けて来所いただけますので、ぜひご活用ください。
今後の取組（2021年10～12月）
- タブレットの活用方法について、職員より意見・提案を集約し、改善を重ねることで、来庁者へのQOS向上や職員の業務効率化を促進していきます。
- 都税事務所窓口にFree Wi-Fiを導入することで、来庁者へのQOS向上を推進していきます。
- 今年度中に試行導入予定のキャッシュレス端末について、運用方法等を検討していきます。
（2）全局の事業所におけるオフィス改革の展開
進捗状況（2021年7～9月）
- 構造改革推進チーム事務局では、事業所オフィス改革の先行職場（保健所、都税事務所など）の取組状況を集約するとともに、外付けディスプレイやWeb会議環境などに関するデジタルツールカタログを作成して7月に各局に展開しました。
- 加えて8月には加速化方針を発出し、「考えて・ツールを使って・変革する」というオフィス改革を進めていくための3つのステップを示すとともに、「未来型オフィス事業所展開の進め方」を各局に対して発出し、デジタルツールの導入による効果や今後のスケジュールなどの手順を示しました。
- 各局の事業所においては、こうしたデジタルツールカタログや加速化方針等を基に、都民・事業者に対するサービス向上や職員の生産性向上に資するデジタル機器の導入等に向けて、全ての事業所にこれから必要となるデジタルツールの検討を行いました。
- 構造改革推進チーム事務局では、各事業所のツールの導入意向や今後の予定を把握するための調査を行い、9月にはその結果を関係部署に情報提供を行うなど各事業所でのツール導入に向けた取組を支援しました。
今後の取組（2021年10～12月）
- 加速化方針を踏まえたディスプレイ、集音マイク・カメラ等の基礎的なデジタルツールの一斉導入に向けて、構造改革推進チーム事務局では、引き続き関係部署と連携して各局事業所の予算確保を始めとする様々な取組を支援していきます。
- また、タブレットやスマートフォンなどの実践的なツールの検討・導入を促し、各事業所での業務見直しにつなげていきます。