未来型オフィス実現プロジェクトでは、「自分達のオフィスは自分達で作る」を合言葉に、新しい働き方を支える未来型オフィスの全庁展開に向けて取り組んでいます。
都庁本庁舎では、2020年度(2021年3月)に柔軟で自由に働ける「未来型オフィス」のプロトタイプを第一本庁舎24階に整備しました。プロトタイプでの実践や検証を行いながら、2021年度(今年度)は6部門、2022年度は15部門へ展開して行きます。
都民サービスの最前線である事業所においても、デジタルツールの導入などにより、都民サービスの向上と職員の生産性向上を図るため、事業所のデジタル化を推進しています。2020年度から保健所と都税事務所で先行的に取り組み、その成果を全庁で共有したうえで、全ての局において、それぞれの事業所の業務特性に応じたデジタル機器の導入やオフィス改革を進めています。
目次
１ 都庁本庁舎
(１) 第一本庁舎24階のプロトタイプオフィスの状況
(２) 2021年度未来型オフィス整備
(３) システム基盤強化
２ 事業所
(１) 保健所／都税事務所での取組
(２) 全局の事業所におけるオフィス改革の展開
1 都庁本庁舎
進捗状況（2021年10～12月）
（1）第一本庁舎24階プロトタイプオフィスの状況
24階プロトタイプオフィスが稼働して9か月が経過しました。
2021年12月に実施した「シン・トセイ 職員意識調査」（速報）によると、24階未来型オフィスでは、全庁と比べてテキストチャットやWeb会議機能といったデジタルツールを業務に積極活用していることがわかりました。
また、仕事の進め方の変化、特にペーパーレス化を通じて仕事の質が向上していると感じている職員の割合は、全庁と比較して高い水準です。
「シン・トセイ 職員意識調査」（速報）以外でも24階未来型オフィスに勤務する大部分の職員からは、職務内容に合わせ、テレワーク／出勤を選択できるとの声が上がっています。その一方で、「対面での打合せを求められるためテレワークの実施が難しい」という声も上がっています。オフィスに縛られない働き方を実現できていると感じているその職員自身と周囲の職員では、チャットやWeb会議といったコミュニケーションツールを特に積極的に活用しています。
全体として、デジタルツールの活用が促進されることでコミュニケーションの取り方が変化してきています。良い事例の分析や共有を検討するとともに、課題の分析を行い、より良いオフィス環境・働く環境となるよう、改善に引き続き取り組んでいきます。
（2）2021年度未来型オフィス整備
〔2021年度未来型オフィス整備・スマートフォン切替え〕
未来型オフィスの整備は、「自分達のオフィスは自分達で作る」を合言葉に検討を進めています。第２四半期までに身に着けた知識や議論してきた内容を基にレイアウトの検討を具体化させ、未来型オフィスへの移行の準備を進めています。
│未来型オフィス稼働までのステップ（第３四半期の重点的な取組）
2021年12月に先行して検討を進めていた政策企画局計画部において、オフィス什器の入替及びスマートフォンへの切替えを実施しました。たとえば、ストックペーパーの見直しを行い、約30台あったローキャビネット* を廃止し、ペーパーレスを徹底して仕事を進めるなど、デスクやオフィスに縛られずに業務内容に適した場所で働く新しい働き方へ転換するための環境を整備しました。
* 幅90cm程度×奥行45cm程度×高さ110cm程度の収納庫
政策企画局計画部 の様子
（3）システム基盤の強化
2022年度末までに業務でのクラウド（SaaS）利用を大幅拡大することで、デジタル環境における職員の作業効率・生産性を向上させることを目指しています。
＜クラウド利用拡大のステップ＞
2022年度末からシステム基盤でのクラウド（SaaS）活用拡大を実現する機能強化に向けて、 グループウエア導入に伴うシステム構築において、要件定義の次の段階である基本設計フェーズの工程に着手しました。
今後の取組（2022年1～3月）
- 政策企画局、生活文化局、都市整備局、環境局及び会計管理局の5局における未来型オフィス整備を実施します。
- 対象とする部門の選定等2022年度15部門整備の準備を進めます。
- 2022年度末からシステム基盤でのクラウド（SaaS）活用拡大を実現する機能強化に向けて、基本設計作業、必要なライセンスや機器の調達準備、庁内関連部署への事業説明を進めていきます。
2 事業所
(1)保健所/都税事務所での取組
① 保健所のデジタル化：事業所
新型コロナウィルス感染症対策の最前線に立つ保健所において、職員が感染症対策業務に一層集中できる環境を実現するため、都保健所に様々なデジタルツールを導入し、業務の効率化や負担軽減を進めています。
進捗状況（2021年10～12月）
第５波での課題を踏まえたコロナ対策業務の効率化
夏場の感染急拡大時に保健所業務がひっ迫したことを踏まえ、業務の見直しにつながる実践的なデジタルツールを検討・導入し、感染再拡大に備えた一層の業務効率化を推進しています。
- 患者数に比例して業務量が増大する疫学調査や健康観察等へ音声マイニングシステムを導入し、電話音声の自動テキスト化による記録作成の効率化や職員同士の情報共有を進めています。（12月から全ての都保健所（6所）で運用）
- 患者対応の進捗状況を一元管理するため、これまでのホワイトボード等に代えてクラウドサービスを活用し、データ化することで、進捗の見える化、対応漏れの防止、同時編集・閲覧による効率化を進めています。（12月から都保健所2所（多摩立川・多摩府中）で運用）
- 第5波では保健所に電話がつながりにくい状況が発生したため、電話以外のアクセス手段としてショートメッセージサービスによる情報発信ツールを導入するとともによくある質問はHPにチャットボットとして掲載しています。（12月から全ての都保健所（6所）で運用）
今後の取組（2022年1～3月）
- 更なるデジタル化を進め、業務の効率化と職員の負担軽減を図っていきます。
- ウェアラブル端末を活用した自宅療養者の健康観察等を実施します。
- 引き続き、医療機関等へ積極的なHER-SYSの活用を呼び掛けていきます。
② 都税事務所のデジタル化：事業所
進捗状況（2021年10～12月）
都税事務所でのFreeWi-Fiサービスの提供を開始
- 都税事務所において、2021年12月から納税や申請等の手続のために来所した方向けのFreeWi-Fiサービスの提供を開始しました。
- 各手続の待ち時間にご利用いただくなど、来庁者へのQOS向上を図っていきます。
都税各種証明書の電子申請を開始
- 納税者の利便性向上のため、納税・評価証明書等の新たな申請方法として、2021年12月より電子申請を開始しました。
- 代表者印の押印を省略したい法人や、都税事務所に来庁できない地方在住の個人の方からの申請が多いことが特徴です。
- NPSを実施するなど、利用者のご意見を聞き、引き続き申請フォームなどの改善を行っていきます。
都税NPS（ネット・プロモーター・スコア）の実施
- 主税局では、都税に対する信頼度を数値化し、納税体験の評価・改善に活かしていくため、都税のサービス利用者や都税事務所窓口の来庁者向けに2021年11月から「都税NPS」を開始しました。
調査結果を定期的に集計し、業務改善指標として活用していきます。 - 現在、実施している調査は以下のとおりです。
今後の取組（2022年1～3月）
- 一部の都税事務所に、集中作業用の個室ブースや打合せ用の可動式机・椅子等を組み合わせた執務スペース（ミーティングゾーン）を試行導入し、業務の改善や効率化の検証を行います。
- 未来型オフィス実現プロジェクトに関連し、オフィスに導入してほしいデジタルツールについて主税局全職員にアンケートを行い、今後のオフィス改善の参考にしていきます。
- 今年度中に試行導入予定のキャッシュレス端末について、運用方法等を検討していきます。
（2）全局の事業所におけるオフィス改革の展開
進捗状況（2021年10～12月）
- 加速化方針を踏まえたディスプレイ、集音マイク・カメラ等の基礎的なデジタルツールの一斉導入に向けて、構造改革推進チーム事務局では、関係部署と連携して各局事業所の予算確保を始めとする様々な取組を支援しました。
- また、タブレットやスマートフォンなどの実践的なツールの検討・導入を促し、各事業所での業務見直しを進めました。
- 例えば、市場衛生検査所（福祉保健局）では、タブレット、クラウドサービスを新たに導入し、これまで紙で行っていた監視指導時の記録を、データ入力で入力する運用としました。これにより、過去の監視指導記録や申送り事項の共有等による業務の効率化や監視指導の充実、緊急時対応の迅速化、ペーパーレス化等をを進めています。
今後の取組（2022年1～3月）
- 構造改革推進チーム事務局では、引き続き、集音マイク・カメラ等の基礎的なデジタルツールの一斉導入に向けて、各事業所の取組を支援していきます。
- また、次年度はクラウドサービスなどの実践的ツールを導入する事業所を拡大していくことを予定していることから、先行して取り組む事業所の選定に向けた考え方を整理するなど必要な準備を進めていきます。