未来型オフィス実現プロジェクトでは、「自分たちのオフィスは自分たちで作る」を合言葉に、新しい働き方を支える未来型オフィスの全庁展開に向けて取り組んでいます。
都庁本庁舎では、職員がスピーディーで生産性の高い働き方を実践するため、柔軟で自由に働ける未来型オフィスの整備を進めており、これまでに8部門を整備しました。
2022年度は、これら8部門での検証・バージョンアップを行うとともに、新たに17部門（当初の計画より2部門増）で整備を進めます。
また、2025年度までの全庁展開に向けた整備方針・マニュアルを作成していきます。
都民サービスの最前線である事業所においても、デジタルツールの導入などにより、都民サービスの向上と職員の生産性向上を図るため、事業所のデジタル化を推進しています。
2020年度から保健所と都税事務所で先行的に取り組み、その成果を全庁で共有した上で、2022年度より対象を全局等の事業所に拡大し、それぞれの事業所の業務特性に応じたデジタル機器の導入やオフィス改革を進めていきます。
目次
１ 都庁本庁舎
(１) 2021年度までに整備した8か所の状況
(２) 2022年度未来型オフィスの拡大 ～新たに17部門整備します～
(３) 未来型オフィスの新しい働き方を支える庁内システム基盤
２ 事業所
(１) 先行事例での取組状況（保健所／都税事務所）
(２) 全局への展開
1 都庁本庁舎
進捗状況（2022年10～12月）
（1） 2021年度までに整備した8か所の状況
2021年度までに未来型オフィスを整備した8部門でそれぞれのオフィスの改善策について議論、検討した中で、「誰がどこにいるか分からず、コミュニケーションが取りづらい」、「テレワーク中なのか、出勤しているのか、一目で分かるようにしたい」という意見が挙げられました。
第3四半期は、これらの意見を踏まえ、より働きやすいオフィスを整備するために、2021年度までに未来型オフィスを整備した8部門と2022年度第3四半期に新たに整備した9部門で、二次元コードを用いた在席状況確認ツールの導入を順次開始しました。 ツールの導入により、その日座った席を反映させたリアルタイムの座席表を作成したり、誰がテレワーク中なのかを一覧化できるようになりました。
【場所にとらわれない柔軟な働き方の推進】
民間シェオフィスの利用について、これまで2021年度までに整備を行った8部門の職員（約800名）だった利用対象を、2022年10月以降に新たに未来型オフィスを整備した部門の職員（約650名）にも拡大しました。
また、利用者を対象に実施したアンケート調査の結果を基に把握した、シェアオフィスの利用用途など職員のニーズを参考に、来年度に向けた事業者選定要件の検討を進めています。
（2） 2022年度未来型オフィスの拡大 ～新たに17部門整備します～
これまで検討を進めてきたオフィスレイアウトに基づき、第3四半期では第1期整備9部門のオフィス整備を実施しました。各部門の業務特性に応じたレイアウト、什器を導入するとともに、スマートフォンを活用した新しい働き方への転換が進んでいます。
■政策企画局（総務部、政策部、外務部）の様子
この整備により、第一本庁舎11階政策企画局4部（上記3部＋2021年度に整備した計画調整部）が地続きで整備できました。
■総務局（総務部）の様子
■デジタルサービス局（総務部、デジタル基盤整備部）の様子
総務局（総務部）、デジタルサービス局（総務部、デジタル基盤整備部）の整備により、第一本庁舎12階フロアが地続きで整備できました。
12階フロアの様子を360度御覧いただける動画です。ぜひ御覧ください（以下の動画は、Youtubeのサイトとなります。）。
■産業労働局（観光部）の様子
■建設局（総務部）の様子
■港湾局（臨海開発部）の様子
第4四半期では、第2期整備部門のオフィス整備を実施します。生まれ変わったオフィスのお披露目まで、楽しみにお待ちください。
（3） 未来型オフィスの新しい働き方を支える庁内システム基盤
職員が日常の業務でクラウドサービスを利用できるよう、TAIMSの機能強化（STEP2）に向けた環境の構築及びテストを実施するとともに、移行作業に関する説明会を開催しました。
また、これらの利用促進を図るために、引き続き月1回の頻度で職員にメールマガジンを発行しました。
職員の生産性向上に向けて、2022年10月下旬から未来型オフィスの一部職場において、デタッチャブルタイプ *1 の2 in 1 端末を導入し、操作性等の検証を行っています。
また、2023年2月以降のコンバーチブルタイプ*2の端末の追加配備に向けて準備を進めています。
*1：キーボードを取り外しタブレット型端末として使用することが可能なタイプ
*2：キーボードを裏返しタブレット型端末として使用可能なタイプ
今後の取組（2023年1～3月）
- 2021年度までに整備した8部門にWeb会議ブースやサウンドマスキングスピーカーなどを実装し、オフィス機能を強化します。
- 2023年度の民間シェアオフィス利用に向けた事業者選定手続を進めます。
- 2022年度第2期整備部門のオフィス整備を実施します。
- 2023年度の未来型オフィス整備対象部門の選定と整備に向けた準備を進めます。
- 2023年1月から順次、ユーザーを機能強化後の環境に移行しています。これにより、組織を横断したチームを編成できるようになるほか、チャットやWeb会議等を活用して、時間や場所の制約を受けずにコミュニケーションが可能となります。
- 2023年2月以降にコンバーチブルタイプの２in１端末の検証を開始します。また、端末を使用した職員を対象に、操作性等に関するアンケートを実施します。
2 事業所
進捗状況（2022年10～12月）
（1） 先行事例での取組状況
①保健所のデジタル化
新型コロナウィルス感染症対策の最前線に立つ保健所において、職員が感染症対策業務に一層集中できる環境を実現するため、ウェアラブル端末による健康観察や音声マイニングシステムの導入による電話音声の自動テキスト化、患者対応に係る進捗管理のデータ化、患者への連絡・問合せ対応におけるSMSやチャットボットの活用など、 都保健所に様々なデジタルツールを導入し、業務の効率化や負担軽減を図ってきました。
▲ウェアラブル端末を活用した健康観察のイメージ
▲音声マイニングにより通話音声を自動でテキスト化
▲クラウドサービスの活用による進捗管理ツールのイメージ
▲ショートメッセージによる情報発信やH P上のチャットボットで疑問を解決
2022年3月に実施した、今回新たに導入したデジタルツールの利用経験がある保健所職員向けアンケートでは、約70%の職員が、デジタルツールの導入によって患者支援の強化や職場内の業務改善等、新型コロナウイルス感染症対応業務全体の改善に役立ったと回答しているほか、患者への連絡や問合せ対応に要する時間は、導入後3か月間で約3万時間の縮減効果が得られました。
10月には、更なる現場の負担軽減や業務の効率化に向け、保健所の要望も踏まえ、進捗管理ツールに療養証明書の一括出力機能を追加するための改修などを行いました。
②都税事務所のデジタル化
- 昨年度に続き「DXウェビナー」を開催し、2日間で延べ約400名以上が参加しました。全庁及び主税局のDXの最新動向を周知するとともに、各都税事務所において自主的に結成した「DX・未来型オフィスPT」における「デジタルチャレンジプロジェクト」によるランチミーティングなどの取組を局内に横展開しました。
- 各PTからの取組紹介の中では、チャットでの活発な意見交換が行われ、現場のDX推進の機運がさらに高まる契機となりました。
DXウェビナーの様子
(2)全局への展開
「自分たちの職場は自分たちで作る！」を合言葉に、各事業所職員と、民間でのDX経験も豊富なデジタルシフト推進担当課長を含むデジタルサービス局が協働することで、事業所のデジタル化ニーズに合わせた取組を進めてきました。DX化に取り組んだ先行事業所などでは、業務改革の取組が進んでいます。
今後の取組（2023年1～3月）
（1） 先行事例での取組状況
①保健所のデジタル化
- 今後も、保健所職員の要望等を踏まえたシステム改修をアジャイルに進めるとともに、保健所業務の効率化や職員の負担軽減を推進していきます。
- 都の実施してきたデジタル化の取組を、引き続き区市が設置する保健所とも共有していきます。
②都税事務所のデジタル化
- 引き続きディスプレイなどのデジタルツールの導入を進め、先に導入した集中ブースや打合せブース等との一体的な活用を促進することで、オフィス改革と新たな働き方を検討していきます。
(2) 全局への展開
- 引き続き、各局と連携して事業所のDＸ推進に向け、取り組んでいきます。
- 各現場で取り組んだチャレンジの好事例を広く紹介するなど横展開を図り、さらに多くの事業所にデジタルを活用した業務改革の取組を拡大していきます。また、こうした取組を実践することで、紙やFAXを中心としたアナログな業務からの脱却も図っていきます。