未来型オフィス実現プロジェクトでは、「自分たちのオフィスは自分たちで作る」を合言葉に、新しい働き方を支える未来型オフィスの全庁展開に向けて取り組んでいます。
都庁本庁舎では、職員がスピーディーで生産性の高い働き方を実践するため、柔軟で自由に働ける未来型オフィスの整備を進めており、これまでに8部門を整備しました。
2022年度は、これら8部門での検証・バージョンアップを行うとともに、新たに17部門（当初の計画より2部門増）の整備を進めてきました。
また、2025年度までの全庁展開に向けた整備方針・マニュアルを作成していきます。
都民サービスの最前線である事業所においても、デジタルツールの導入などにより、都民サービスの向上と職員の生産性向上を図るため、事業所のデジタル化を推進しています。
2020年度から保健所と都税事務所で先行的に取り組み、その成果を全庁で共有した上で、2022年度より対象を全局等の事業所に拡大し、それぞれの事業所の業務特性に応じたデジタル機器の導入やオフィス改革を進めていきます。
目次
１ 都庁本庁舎
(１) 2021年度までに整備した8か所の状況
(２) 2022年度未来型オフィスの拡大 ～17部門の整備が完了しました！～
(３) 未来型オフィスの新しい働き方を支える庁内システム基盤
２ 事業所
(１) 先行事例での取組状況（保健所／都税事務所）
(２) 全局への展開
1 都庁本庁舎
進捗状況（2023年1～3月）
（1） 2021年度までに整備した8か所の状況
今年度の取組を通じて、未来型オフィスを整備した後、実際にそのオフィスで新しい働き方を実践する中で、どういった課題が生まれるのか、それをどのようにすれば解決できるのか、様々な知見を得ることができました。これらの知見を来年度以降の取組にも活用していきます。
【場所にとらわれない柔軟な働き方の推進】
2022年度に利用を開始した民間シェアオフィスについて、職員のニーズに合致する事業者を選定できるよう募集要項を策定し、2023年度に利用するシェアオフィスの提供事業者の公募を実施、事業者を決定しました。
（2） 2022年度未来型オフィスの拡大 ～17部門の整備が完了しました！～
以下、各局の職員の皆様から、整備に当たっての工夫やオフィスのアピールポイントなどを伺いました！整備後のオフィスの様子とともにご紹介します！
■財務局（経理部）の様子
部内に「未来型オフィス」PTを設置し、様々な活動を行いました。ペーパーレスの取組により書庫を70％以上削減し、不足していたコミュニケーションスペースを創出。通路幅を広めに確保し、バリアフリーにも配慮した風通しの良いオフィスを実現しました。
■主税局（税制部）の様子
■住宅政策本部（住宅企画部）の様子
■福祉保健局（指導監査部）の様子
■教育庁（地域教育支援部、総務部ICTライン）の様子
■人事委員会事務局（任用公平部、試験部）の様子
■監査事務局の様子
（3） 未来型オフィスの新しい働き方を支える庁内システム基盤
日常の業務でクラウドサービスが利用できるように、TAIMSの機能強化（STEP2）を実施し、職員がTeamsやOne driveなどM365の機能を業務で活用できるようにしました。 また、これらの機能をモバイルデバイスでも利用できるようにしました。
強化した機能の活用促進のために、機能紹介メールマガジンを毎週職員宛てに発行しました。
さらに、STEP2で本格的に利用が可能となったTeamsの活用について、Microsoft社と協働し、講習会を開催しました。
職員の生産性向上に向けた取組として、デタッチャブルタイプ＊1に加えて、2023年２月下旬からコンバーチブルタイプ＊2の端末を未来型オフィスの一部職場に導入し、操作性等の検証を行っています。また、端末を使用した職員を対象とした操作性等に関するアンケートを実施しました。
コンバーチブルタイプの端末を使用している様子
＊1：キーボードを取り外しタブレット型端末として使用することが可能なタイプ
*2：キーボードを裏返しタブレット型端末として使用可能なタイプ
今後の取組
- 2022年度に未来型オフィスを整備した17部門において、新しい働き方を実践する上での課題を把握し、その課題に対する改善策を検討します。
- 引き続き民間シェアオフィスの活用を進め、場所に縛られない柔軟な働き方を推進します。
- 2023年度の未来型オフィス整備対象部門を決定し、レイアウト検討など整備に向けた準備を進めます。
- 操作性等の検証結果を踏まえ、2023年度に調達を予定している次期TAIMS端末の仕様を確定します。
- 2024年度末に迎えるTAIMSのサーバやネットワーク機器のリース契約満了に備え、次期機器構成の設計に入ります。
２ 事業所
進捗状況（2023年1～3月）
（1） 先行事例での取組状況
①保健所のデジタル化
新型コロナウィルス感染症対策の最前線に立つ保健所において、職員が感染症対策業務に一層集中できる環境を実現するため、ウェアラブル端末による健康観察や音声マイニングシステムの導入による電話音声の自動テキスト化、患者対応に係る進捗管理のデータ化、患者への連絡・問合せ対応におけるSMSやチャットボットの活用など、 都保健所に様々なデジタルツールを導入し、業務の効率化や負担軽減を図ってきました。
▲ウェアラブル端末を活用した健康観察のイメージ
▲音声マイニングにより通話音声を自動でテキスト化
▲クラウドサービスの活用による進捗管理ツールのイメージ
▲ショートメッセージによる情報発信やH P上のチャットボットで疑問を解決
2022年10月には、保健所の要望も踏まえ、進捗管理ツールに療養証明書の一括出力機能を追加など、デジタル化の推進による更なる業務の効率化を図ってきました。
2023年3月に実施したデジタルツールの利用経験がある保健所職員向けアンケートでは、90%以上の職員が「保健所業務のデジタル化は、新型コロナウイルス感染症業務の効率化に効果化があると思う」、70%以上の職員が「保健所業務のデジタル化が進んだと思う」と回答しました。
これらのデジタルツールの活用により、新規感染者が急増した第８波においても、保健所における新型コロナウイルス感染症業務への対応が可能となりました。
②都税事務所のデジタル化
- 各所が主体となった自律的な業務スタイルの実現に向け、自らが考え、大型ディスプレイやデジタルサイネージ等のデジタルツールを導入しました。
- 先に導入した集中ブースや打合せブース等とデジタルツールを一体的に活用し、各所の特性に合わせたオフィス改革を継続して実施しています。
- 若手職員を中心に自発的にプロジェクトチームを立ち上げ、オフィスの改善やデジタルツールの活用拡大にチャレンジしています。
(2)全局への展開
「自分たちの職場は自分たちで作る！」を合言葉に、各事業所職員と、民間でのDX経験も豊富なデジタルシフト推進担当課長を含むデジタルサービス局が協働することで、事業所のデジタル化ニーズに合わせた取組を進めてきました。
◆例えば建設局では、ウェアラブルカメラ等による遠隔現場確認の取組を開始しました。
ウェアラブルカメラの映像を現場から離れた本庁で確認した幹部職員も、「非常にいい実証テストだった。デジタル技術が進んで画像も鮮明だった。災害時も非常に有効だが、業務の効率化に向けても、通常の現場監督や検査の時など、様々な場面で日常的に使えるようになると、災害時も非常に簡単に使えるようになる。」と大変好評でした。
◆また総務局では、ICT職員を活用し、島しょの魅力発信HP「東京愛らんど」のサイトデータ分析により、“見やすさ”を第一に考えたコンテンツ構成の見直しなどのリニューアル作業を行っています。これにより、都民の関心を的確に掴み、ニーズに合わせたイベント情報を届けるなどの効果的な情報発信を実現します。
東京愛らんどホームページ ＊リニューアル後のサイトは令和５年８月頃公開予定
今後の取組
(1) 全局への展開
- これまでの先行事例（保健所、都税事務所）や各現場でのチャレンジを広く紹介するなど横展開を図り、すべての事業所にデジタルを活用した業務改革の取組を拡大していきます。
- また、こうした取組を実践することで、紙やFAXを中心としたアナログな業務からの脱却も図っていきます。
(2) 各局とデジタルサービス局との協働を一層強化
- 「自分たちのオフィスは自分たちで作る！」を合言葉に、各職場が主体となった自律的な業務改革スタイルの確立を目指し、課題の洗い出しやデジタルツール等の解決策提案、技術フォローを行うなど各局とデジタルサービス局との協働を一層強化します。