進捗状況(2022年4~6月):5つのレス徹底推進プロジェクト


都はペーパーレスを始めとする5つのレスにこれまで積極的に取り組み、2021年度にキャッシュレス、FAXレスで、シン・トセイ戦略で掲げた目標を達成、ペーパーレスで年度目標を達成しました。

2022年度は、ペーパーレス▲70%、電子決定率100%にチャレンジしています。これらペーパーレス及びはんこレスの第一四半期の実績、及び各項目の進捗状況の詳細と今後の予定について、下記に掲載していますのでご覧ください。

項目 2022年第1四半期実績
ペーパーレスコピー用紙調達量:約1,300万枚(6月末時点:累計)
         マイナス74%(2016年度同期比)
     
はんこレス起案文書の電子決定率:99.4%(6月末時点)
押印廃止済手続件数 :約5,200件

進捗状況(2022年4~6月)

(1) ペーパーレス

コピー用紙調達量枚数の推移

ペーパーレスについては、「2016年度比コピー用紙70%削減」という目標を今年度掲げています。これは「2016年度比50%削減」を達成した前年度から更に4割削減する、というチャレンジングな目標ですが、達成に向けて全庁一丸となって取組を進めています。

ディスプレイを使用したペーパーレス会議の実施「紙で資料を求めない」意識改革の徹底、本庁舎におけるコピー用紙調達量の上限設定と年間調達計画の策定等により、各部署での取組を重ねた結果、2022年6月末時点では、目標の約6,000万枚に対して約1,300万枚でした。
こちらは、2016年度の同月時点(推計値)と比較してマイナス74%、1年前の同月時点と比較してマイナス50%となっています。

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(2) はんこレス

はんこレスについては、文書の電子決定率100%を目指して引き続き取組を進めています。各部署での電子決定の徹底に取り組んだところ、2022年6月末時点で99.4%となっています。

また、都と都民の方や事業者との間での「はんこレス」を実現するため、規則や要綱改正などを行い、押印を要する事務約18,000件のうち、3月末時点と比較して新たに約200件、累計約5,200件(全体の約31%)で押印廃止を実現しました(6月末時点)。今後、行政手続のデジタル化などの取組を積極的に進めることで、表彰状等を除く約10,500件(全体の約60%)の事務の押印廃止に取り組みます。

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(3) その他

① キャッシュレス

キャッシュレス決済の様子

昨年度、入場料等を徴収する都民利用施設78施設のキャッシュレス決済導入の目標を達成しました。今年度は、入場から退場までキャッシュレスで過ごせる環境の実現を目指し、引き続き施設内の店舗のキャッシュレス化を進めています。

また、都民利用施設でのキャッシュレス決済の利用状況を分析するなど、今後の更なる利便性向上に向けた検討を行っています。

昨年度初めて調査したところ、キャッシュレス決済利用率(金額ベース)は41.5%でした。手段別でみると、各手段の導入状況はほぼ同じですが、利用率には開きが生じていました。これは、各施設で設定している入場料等の単価の違いや、利用者の属性が関係しているのではないか、と考えており、今後も分析を継続していきます。

② FAXレス

昨年度達成した「2019年度比98%削減」の継続を目標としています。本庁の各部署では、災害対応等に使用するものを除いて送受信の電子化*設定 を完了しており、紙によるFAX送受信をなくしています。

*送受信の電子化・・・複合機等の設定変更や更新により、FAX機能を利用する場合でも送信・受信を電子データで行うようにすることで、紙でのFAX送受信をなくしていく取組

年度当初に複合機等を入れ替える部署が多いことから、改めて各部署に対して「送受信電子化の設定方法」を周知し、紙でのFAX送受信をしないよう、電子化設定の徹底を呼びかけました。

③ タッチレス

都が実施している行政相談等について、Web相談・チャットボットなどを活用し、都庁や事業所に来庁することなく相談ができる、非接触型の対応を促進しています(約100の相談窓口で対応済)
また、説明会・講演会等のイベントを都が実施する際は、WEB開催などデジタルを活用した非接触型での開催も促進していきます(今年度:約700件実施予定:うち約150件は第1四半期中に開催済)

タッチレスの取組の一環として、新型コロナウイルス感染拡大を防止し、多くの都民の方が訪れる窓口等を安全・安心にご利用いただくため、都のホームページ上で混雑状況を表示しています。

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今後の取組(2022年7~9月)

(1) ペーパーレス

  • 職員一人一人がペーパーレスを実践し、業務を効率化できるよう、デジタルツールの効果的な使い方など、優良事例を展開します。
  • 今年度すべてのTAIMS端末への導入を予定しているPDF編集・文書回付ソフトの契約手続を進め、円滑な導入に向けて関係部署との調整を実施していきます。
  • 今年度、オフィス改革や新しい働き方の実践に向けて、事業所においても、打合せ用ディスプレイなどの環境整備を進めています。その進捗状況の調査を進めるとともに、各事業所のコピー用紙調達量を把握し、ペーパーレスを促進していきます。

(2) はんこレス

  • 起案文書の電子決定の徹底を継続するとともに、電子決定の対象外としている案件についても、デジタル化に向けた検討を進めていきます。
  • 都民や事業者等への通知で用いる公印のはんこレスを進めるため、電子署名の活用に向けた関係規程を整備するとともに、今年度、知事公印を用いる通知等の一部に電子署名を先行導入していきます。
  • さらに、内部手続における確認作業時の押印を廃止できるよう、デジタル上で文書回付・閲覧できる機能を有するソフトの導入準備を行います。

(3) その他

① キャッシュレス

  • 都民利用施設(78施設)のキャッシュレス
    • キャッシュレス決済の利用状況等を定期的に調査し、利用率等を把握・分析することで、各施設の利便性向上につなげていきます。
    • 施設内店舗については、店舗や指定管理者の更新時にキャッシュレス決済を導入していき、対応店舗を順次拡大していきます。
  • その他の都立施設のキャッシュレス
    • 78施設以外の都立施設について、キャッシュレス決済導入状況等の実態把握のための調査を実施いたします。

② FAXレス

  • 引き続き本庁におけるFAXレスの取組(2019年度比98%削減)を継続していきます。
  • また、事業所についても、事業所のオフィス改革の進捗状況に合わせて、都庁全体でのFAXレスを促進していきます。

③ タッチレス

  • 今後、相談窓口を始めとするあらゆる窓口でユーザー目線のサービスを徹底するため、窓口業務のあり方を精査し、その実情に適したさらなるオンライン化を進めていきます。
  • また、引き続き説明会・講演会等でのデジタルツールを活用した非接触型の対応を促進していきます。