進捗状況(2022年1~3月):未来型オフィス実現プロジェクト


 未来型オフィス実現プロジェクトでは、「自分達のオフィスは自分達で作る」を合言葉に、新しい働き方を支える未来型オフィスの全庁展開に向けて取り組んでいます。

 都庁本庁舎では、2020年度(2021年3月)に柔軟で自由に働ける「未来型オフィス」のプロトタイプを第一本庁舎24階に整備しました。プロトタイプでの実践や検証を行いながら、2021年度(今年度)は6部門、2022年度は15部門へ展開して行きます。

 都民サービスの最前線である事業所においても、デジタルツールの導入などにより、都民サービスの向上と職員の生産性向上を図るため、事業所のデジタル化を推進しています。2020年度から保健所と都税事務所で先行的に取り組み、その成果を全庁で共有したうえで、全ての局において、それぞれの事業所の業務特性に応じたデジタル機器の導入やオフィス改革を進めています。

目次
1 都庁本庁舎
(1) 2021年度未来型オフィス整備
(2)  第一本庁舎24階プロトタイプオフィスの状況
(3) システム基盤強化
2 事業所
(1) 保健所都税事務所での取組
(2) 全局の事業所におけるオフィス改革の展開

1 都庁本庁舎

進捗状況(2022年1~3月)

(1)2021年度未来型オフィス整備

 未来型オフィスの整備は、「自分達のオフィスは自分達で作る」を合言葉に検討を進めてきました。

 <未来型オフィス稼働までのステップ│第4四半期の重点的な取組>

 第4四半期には、生活文化局消費生活部、会計管理局管理部、環境局自然環境部及び都市整備局市街地整備部において、これまで検討・準備を進めてきたレイアウトに基づき、什器入替を行うとともに、固定電話のみを活用する環境にスマートフォンを導入し、デスクやオフィスに縛られずに業務内容に適した場所で働く新しい働き方へ転換するための環境整備を行いました。

 また、4月に発足した子供政策連携室についても未来型オフィスでスタートしました。

生活文化局消費生活部の様子

会計管理局管理部の様子

環境局自然環境部の様子

都市整備局市街地整備部の様子

子供政策連携室の様子

(2)第一本庁舎24階プロトタイプオフィスの状況

 24階プロトタイプオフィスが稼働して1年が経過しました。

 24階プロトタイプオフィスでは、稼働当初の2021年5月に職員アンケートを実施しましたが、稼働から1年経過した2022年3月に同様のアンケートを実施し、利用者の声を定点的に調査しました。

 オフィスに集中して作業ができる環境があるかという問いについては、2022年3月時点においても、2021年5月時点に引き続き高い水準を維持しています。

Q.集中して作業ができる環境がある

 未来型オフィスでは、集中作業用の個人ブースなど、業務目的に応じた様々な用途の執務環境を整備することで、それぞれの職員がその日の業務に応じて働く場所を選択することができるようになりました。

 また、2021年5月調査実施時には、チームの一体感があるかという問いについて、従来のオフィス環境の方が肯定的な回答が多かったのですが、今回調査においては、未来型オフィスでの肯定的な評価が55%となっており、2021年5月調査実施時に比べて20%増加しています。

Q.職場ではチームの一体感・信頼感があると感じる

若手職員によるコミュニケーションツール活用方法の発信例

 2021年度は定期的に職員へアンケート調査を実施し、課題の抽出、分析を行いながら環境の改善に取り組んでまいりましたが、今後も試行錯誤を繰り返しながら、より一層の効率的な働き方の実現に向け、実践を重ねていきます。

3システム基盤の強化

 2022年度末までに業務でのクラウド(SaaS)利用を大幅拡大することで、デジタル環境における職員の作業効率・生産性を向上させることを目指しています。

<クラウド利用拡大のステップ>

  • システム基盤におけるクラウド(SaaS)活用拡大を2022年度末から実現するための機能強化について、基本設計を実施しました。
  • また、各局の情報化推進担当者やICTリーダーを対象に機能概要説明会を実施し、今後の展開の理解促進と啓発を行いました。

〔外付けディスプレイの配備〕

  • 本庁舎全職場*のモニター配備について、各職員の机上や会議スペースへ5,138台導入し、個人作業時や打合せ時のペーパーレス化を促進しました。
  • また、「打合せ中の資料修正等が可能となることで、業務の効率化が進んだ」「個人作業時に大きい画面に表示ができたり、複数画面に異なるファイルの同時表示ができるようになったため、業務効率が上がった」などの職員の声があり、新しい仕事の進め方が浸透しました。

* 公営企業・議会局等除く。

今後の取組(2022年4~6月)

  • 2022年度15部門整備に着手し、実施部署の職員に対するオフィス見学の実施やレイアウト検討のワークショップを進めます。
  • 2022年度末からシステム基盤でのクラウド(SaaS)活用拡大を実現する機能強化に向けて、設計構築作業を進め、必要なライセンスや機器の調達準備を行うとともに、庁内関連部署への事業説明を実施し、円滑な機能導入の実施を図っていきます。

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2 事業所

(1)保健所/都税事務所での取組

① 保健所のデジタル化:事業所

 新型コロナウィルス感染症対策の最前線に立つ保健所において、職員が感染症対策業務に一層集中できる環境を実現するため、都保健所に様々なデジタルツールを導入し、業務の効率化や負担軽減を進めています。

進捗状況(2022年1~3月)

ウェアラブル端末による健康観察等

  • 保健所が行う自宅療養者の日々の健康観察や、入院までの患者のフォロー等においてウェアラブル端末を活用し、患者が装着した端末からSpO2(酸素飽和度)の値を電話連絡することなく把握する仕組みを構築し、業務の効率化や患者支援の強化を進めています。(1月から多摩立川・多摩府中保健所の2所で運用)

電話機能の有効活用による患者調査等の効率化

  • 患者数に比例して業務量が増大する疫学調査や健康観察等へ音声マイニングシステムを導入し、電話音声の自動テキスト化による記録作成の効率化職員同士の情報共有を進めています。職員からは、「後から振り返って通話内容を確認できるようになった」などの声があがっています。(12月から全ての都保健所(6所)で運用)

患者対応に係る進捗管理のデータ化

  • 患者対応の進捗状況を一元管理するため、これまでのホワイトボード等に代えてクラウドサービスを活用し、データ化することで、進捗の見える化、対応漏れの防止、同時編集・閲覧による効率化を進めています。導入して間もない状況ですが、「紙書類の捜索が不要となる」「検索機能等により必要な情報に容易にアクセスできる」など、職員の業務効率化に繋がっています。(3月から全ての都保健所(6所)で運用)

オンライン等の活用による電話以外のアクセス手段の確保

  • SMS(ショートメッセージサービス)を活用し、患者への迅速なファーストコンタクトを行い、患者の不安軽減を図るなど、情報発信の強化を進めています。
  • 東京都ホームページの「新型コロナQ&A」を活用し、保健所によくある質問について、チャットボットでの解決を図っています。(全ての都保健所(6所)ホームページでも掲載)
  • これらの取組により、患者の疑問解決のための選択肢を、より多く提供できるようになっています。

今後の取組(2022年4~6月)

  • ウェアラブル端末を活用した自宅療養者の健康観察等を、島しょを除いた全都保健所(5所)で実施していきます。
  • 引き続き医療機関等へ積極的なHER-SYSの活用を呼び掛けるとともに、保健所業務の効率化や職員の負担軽減を進めていきます。

保健所業務のデジタル化につきましては、シン・トセイ都政の構造改革推進チームの noteでもご紹介しています。あわせてご覧ください。

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② 都税事務所のデジタル化:事業所

進捗状況(2022年1~3月)

ミーティングゾーンの導入

  • 一部の事務所に、業務に応じて自由に変形可能な執務スペース「ミーティングゾーン」を導入しました。
  • ディスプレイとWi-Fiを整備し、所内会議・研修等のペーパーレス化を実現するとともに、集中ブースを設置し、所外とのWeb会議・研修等に参加しやすい環境を整備しました。
  • 事務所職員が自ら考え、創意工夫を凝らし、活用方法を検討することで、現場発信による執務環境の改善及び業務の効率化を進めています。

デジタルツールに関する職員アンケートの実施

  • 主税局全職員に対し、今後導入を希望するデジタルツールについてアンケートを実施しました。
  • アンケートの結果、ディスプレイに加え、Web会議サポートツールや集中ブースなど、Web会議・研修等に参加しやすい環境を創出するツールのニーズが高いことが分かりました。

(※)Web会議サポートツール
…広角カメラ・マイク・スピーカーの機能を1台に集約したデバイス

今後の取組(2022年4~6月)

  • アンケートの結果を踏まえ、ディスプレイ、Web会議サポートツール及び集中ブースなど、各事務所の業務に最適なデジタルツール等の配備に向けた契約手続きを進めます。
  • ツールの配備に応じて、各事務所の職員が自らの仕事や働き方を検討するなど、環境整備を通じた意識改革と組織改革を推進するとともに、効果的な取組事例を主税局全体で共有していきます。

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(2)全局の事業所におけるオフィス改革の展開

進捗状況(2022年1~3月)

  • 加速化方針を踏まえたディスプレイ、集音マイク・カメラ等の基礎的なデジタルツールの一斉導入に向けて、構造改革推進チーム事務局では、関係部署と連携して各局事業所の予算確保を始めとする様々な取組を支援しました。その結果、各局では、各局でデジタルツールの導入に向けた必要な予算を確保しました。
  • また、タブレットやスマートフォンなどの実践的なツールの検討・導入を促し、一部事業所において先行して業務の見直しを進めました。
  • 例えば、市場衛生検査所(福祉保健局)では、タブレット、クラウドサービスを新たに導入し、これまで紙で行っていた監視指導時の記録を、データで入力する運用としました。これにより、過去の監視指導記録や申送り事項の共有等による業務の効率化、監視指導の充実、緊急時対応の迅速化、ペーパーレス化等をを進めています。
  • 3月には、市場衛生検査所での取組をシン・トセイ都政の構造改革推進チームのnoteで公開し、都民や庁内に向けて広く発信しました。

今後の取組(2022年4~6月)

  • 構造改革推進チーム事務局では、ディスプレイ等の基礎的なデジタルツールの一斉導入に向けて、各事業所における2022年度の取組予定を把握し、各事業所と一体になって取り組んでいきます。
  • また、クラウドサービスなどの実践的ツールを導入する事業所の拡大に向けて、これまでに先行して取り組んできた保健所や市場衛生検査所の事例を広く庁内に紹介することで、業務の見直しの機運を高めていきます。
  • さらに、こうした取組をさらに各局の事業所に広げていくために、実践的なデジタルツールの導入により業務の見直しに取り組む事業所を選定するために、各局事業所の抱える課題の把握などをしていきます。

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