5つのレス・第4四半期の実績(概要)は以下のとおりです。進捗状況の詳細と、今後の取組については、下記に記載しておりますので、ご覧ください。(取組ごとに、リンクを設けております。)
実績(概要:2022年3月末時点) | 進捗状況 (詳細:下記リンク) | |
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ペーパーレス | コピー用紙調達量 約0.9億枚 コピー件数 約1.1億件 | ペーパーレス |
FAXレス | 送受信件数 2019年同月比 マイナス99.1% | FAXレス |
はんこレス | 起案文書の電子決定率 99.2% 押印廃止済 約5,000件 | はんこレス |
キャッシュ レス | 都民利用施設78施設において キャッシュレス決済導入 | キャッシュレス |
タッチレス | 行政相談や説明会等でのWeb対応を拡大 | タッチレス |
進捗状況(2022年1~3月)
(1)ペーパーレス
ペーパーレスについては、2016年度比の50%削減という目標達成に向け、全庁一丸となり削減の取り組みを進めてきました。
コピー用紙の調達量(枚数)については、本庁舎全職場*へのディスプレイ配備や、予算・人事・計画などの共通業務でのクラウドサービスの活用を進めるとともに、部署ごとの調達量の上限値設定の取組を実施しました。 * 公営企業・議会局等除く。
この結果、2021年度目標の約1億枚に対し、3月末時点で約0.9億枚【2016年度比55.1%削減】と目標を達成することができました。
なお、本取組においては新型コロナウイルス感染症の発生に伴う業務量の大幅な増加による部分については除外して管理しておりますが、仮にこの数値をいれた場合についても、約1億枚【2016年度比50.8%削減】と、50%削減を達成しております。
また、コピー件数は、約1.1億件となっており、こちらも、2016年度と比べて50%以上削減しています。
なお、調達量の上限値設定の取組につきましては、こちらの記事で詳細をまとめておりますので、あわせてご覧ください。
(2)FAXレス
FAXレスについては、2019年度比の98%削減という目標達成に向け、送受信の電子化*を徹底した結果、2021年11月末実績で98.5%削減と初めて目標を達成して以降、継続して目標達成しており、3月末時点では99.1%の削減となりました。
*送受信の電子化・・・機器の設定変更や更新により、都からの送信は電子データで相手のFAX機器に、都民の方などから都への受信も電子データで受信することで、紙でのFAX送受信をなくしていく取組
(3)はんこレス
はんこレスの取組として、文書の電子決定率100%(対象外案件除く)を2021年度の到達目標に掲げています。各部署での電子決定の徹底に集中的に取り組んだところ、3月末時点で99.2%と最高値を記録しております。
また、都と都民・事業者との間での「はんこレス」実現に向けて、規則や要綱改正などを行い、押印を要する事務約18,000件のうち、12月末時点と比較して新たに約200件、累計で約5,000件(全体の約30%)の事務で押印廃止を実現しました(3月末時点)。デジタル化によって押印廃止予定の事務とあわせて約15,700件(全体の約87%)を押印廃止していきます。
特に、補助金等の申請については、国の補助金システムであるjGrantsを利用し、法人からの申請のデジタル化を進めています。詳細はこちらをご覧ください。
(4)キャッシュレス
キャッシュレスの取組においては、入場料等を徴収する都民利用施設(78施設)のキャッシュレス実現を目標に掲げており、本年3月、予定していた最後の1施設の導入を終え、全78施設へのキャッシュレス決済導入が完了しました。現在、完了した施設におけるキャッシュレス決済の利用状況の分析を行っております。
また、入場から退場までキャッシュレスで過ごせる環境の実現を目指し、2022年3月末時点で、150店舗中139店舗(全体の約92%)のキャッシュレス対応が完了しております。
都民利用施設78施設のうち、都立動物園・庭園・公園の取組について、noteで発信しております。そちらもぜひご覧ください。
(5)タッチレス
各局が実施する都民・事業者向けの行政相談等について、Web相談・チャットボットなどを活用し、都庁や事業所に来庁することなく相談できる、非接触型の対応を推進しています。
また、各局で実施する説明会・講演会等のイベントについても、デジタル技術を活用した非接触型での開催も進めております。
2021年度までに、約70の行政相談等でWeb相談やチャットボットの活用を実施しているほか、約540の説明会・講演会等のイベントで、オンライン配信やアーカイブ映像の提供などの対応を実施しました。
なお、チャットボットにつきましては、利便性向上の観点から、2022年1月より、これまで各局が個別に提供していた各種チャットボットやそれらが保有する回答を、一元的に案内することが可能となる「チャットボット総合案内」サービスを開始しています。
加えて、タッチレスの取組の一環として、新型コロナウイルス感染拡大を防止し、多くの都民の方が訪れる窓口等を安全・安心にご利用いただくため、都のホームページ上で混雑状況を表示しています。
今後の取組(2022年4~6月)
(1)ペーパーレス
これまで着実に取組を進めてきましたが、2022年度は「2016年度比70%削減」という、さらに高い到達目標を掲げています。
このチャレンジングな目標の達成と、その先にあるペーパーレスで仕事をできる環境の実現に向けて、第1四半期は、パソコン用モニターや会議用ディスプレイなど、2021年度までに導入したデジタルツールの効果測定と全庁での一層の活用とともに、新たに2022年度上半期を目途に全てのTAIMS端末への導入を予定しているPDF編集ソフトの契約手続等を進めます。
さらに、 紙を使わない意識をより一層定着させるため、コピー用紙調達量の上限値設定や削減状況の見える化を継続し、各部署での業務の見直しを徹底していきます。
事業所におけるペーパーレスの取組については、これまでの調査に基づく分析結果や、基礎的デジタルツールの導入など事業所のオフィス改革の進捗状況に合わせて取組対象を順次拡大し、都庁全体でのペーパーレス促進に向けた検討を進めます。
なお、 ペーパーレスの進捗状況を示す指標として、これまで「コピー用紙の調達量(枚数)」と「コピー件数」の両面から検証しておりましたが、2022年度より、両面印刷などの削減努力を反映でき、紙の使用量により近い「コピー用紙の調達量(枚数)」に一本化いたします。
詳細は、このポータルサイト上でお知らせします。
(2)FAXレス
引き続き本庁におけるFAXレスの取組(2019年度比98%削減)を継続するとともに、事業所についても、これまでの調査結果に基づく分析や事業所のオフィス改革の進捗状況に合わせて 、都庁全体でのFAXレス促進に向けた検討を進めます。
(3)はんこレス
文書の電子決定の徹底を継続するとともに、電子決定の対象外案件についても、デジタル化に向けた検討を進めていきます。
都民や事業者等への通知で用いる公印のはんこレスを進めるため、電子署名の活用に向けた関係規程の整備を進めます。
さらに、内部手続における確認作業時の押印を廃止するため、デジタル上で文書回付・閲覧できる機能を有するソフトの導入準備を行います。
(4)キャッシュレス
導入を完了した都民利用施設78施設のキャッシュレス決済の利用状況等を適宜把握していくことで、今後の更なる利便性向上につなげていきます。
また、施設内の店舗については、店舗や指定管理者の更新時にキャッシュレス決済を導入し、対応店舗を順次拡大していきます。
さらに、78施設以外の都立施設についても、順次キャッシュレス決済手段を導入していくための実態把握を行います。
(5)タッチレス
引き続き、行政相談等や説明会・講演会等でのデジタルツールを活用した非接触型の対応を促進していきます。