進捗状況(2021年4~6月):内部管理事務抜本見直しプロジェクト

在宅勤務での内部管理事務イメージ画像

(1)契約・支出関連事務のデジタル化 / (2)総務事務センターへの事務の集約及びシステム処理の推進

(1)契約・支出関連事務のデジタル化

契約・支出関連事務の現状及び目指す姿

契約・会計・文書の制度を所管する各局が連携して事務手続の最適化(BPR)を図った上で、デジタル化により起案から支払まで一連の業務プロセスをデータ連携し、手続に要する事業者・職員の負担を軽減していきます。
また、職員の意見を吸い上げながら、契約・会計手続きの改善やデジタル化を加速させるとともに、必要に応じて法律改正に向けた国への要望を行うなど、社会の変化に対応した制度への見直しを併せて進めてまいります。



2024年度を目途に、都と事業者間のやり取りや書類授受をデジタル化する機能構築を推進し、2026年度を目途に、一連の業務プロセスをデータ連携する機能や支出関連手続をデジタル化する機能構築を推進します。今年度は、各機能の構築に向けた基本計画の策定と要件定義を行います。

進捗状況(2021年4~6月)

(1)スケジュール

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(2)実施状況

  • デジタルベースでの契約・支出関連事務の実現に向けて、関係局(デジタルサービス局、総務局、財務局、会計管理局)横断での検討体制を整備しました。
  • 基本計画の策定に当たっては、システム全体像と機能配置を整理するとともに、デジタル化に向けた実現方式を検討しました。
  • 関係局横断での検討を進める中で、より実務的な観点から課題を整理するため、契約・会計の実務を担当する職員に対し、日常の事務について、デジタル化・効率化の観点から、課題に感じていること、実際に困った事例についてアンケートを行いました。

今後の取組(2021年7~9月)

(1)スケジュール

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(2)取組予定

  • 具体的な課題解決策の検討を行うとともに、要件定義の進め方も併せて検討し、8月末に基本計画を策定いたします。
  • 9月以降の要件定義の実施に当たっては、必要な機能やシステム構成の具体化等を実施いたします。
  • 実務面からデジタル化・効率化の観点で、アンケートで多く挙げられた意見について、ヒアリングにより実態を深堀りし、課題解決に向けたアプローチを検討いたします。

(2)総務事務センターへの事務の集約及びシステム処理の推進

進捗状況(2021年4~6月)

〇総務事務センターへの事務の集約

・庁内の一部の局で、これまで各局各部の担当者が行っていた職員の扶養・住居手当と旅費に関する事務を、総務事務センターに集約しました。

◆扶養・住居手当事務の集約状況(全処理数におけるセンター集約割合) 約10%
◆日帰り確定払旅費事務の集約状況(同上) 約10%

画像に alt 属性が指定されていません。ファイル名: 人事部総務事務センター-1.png

〇システム処理の推進

・会計年度任用職員の任用履歴管理及び期末手当支給機能は、2020(令和2)年6月に運用を開始しています。

・超過勤務命令・集計事務については、システムテストの運用開始に向けた最終確認を進めています。

・年末調整事務については、システム化に向けて開発を進めています。

◆e庶務事務システムにおける会計年度職員の期末1回あたりの支給件数 約5,500件

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今後の取組(2021年7~9月)

〇総務事務センターへの事務の集約

・10月に予定されている扶養・住居手当事務の全局集約と、旅費の集約対象局の拡大に向けて、準備を進めていきます。

・11月以降に集約を予定している財形貯蓄や児童手当などの事務、来年度に集約を予定している年末調整事務などについても、継続的なBPR(業務プロセスの最適化)に取り組みつつ、準備を進めていきます。

画像に alt 属性が指定されていません。ファイル名: 総務事務センター-1024x440.png

〇システム処理の推進

・超過勤務命令・集計事務については、職員向け操作研修などにより習熟を図ったうえ、システム運用を開始します。

・年末調整事務については、年末のシステム運用開始に向けた最終確認を進めていきます。

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